บทบาทหนึ่งของหัวหน้างานที่ดี คงหนีไม่พ้นการมอบหมายงาน และการติดตามงานเพื่อเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้

ซึ่งการมอบหมายงาน นับว่ามีความสำคัญเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ หัวหน้างานควรเข้าใจบทบาทของตนเองว่า

เราเป็นหัวหน้างาน ซึ่งต้องบริหารงานในภาพรวม มากกว่าลงมือทำงานเองไปเสียทั้งหมด จริงไหม !! ครับ

ดังนั้นเพื่อให้งานขับเคลื่อนไปข้างหน้า หัวหน้างานควรเข้าใจการมอบหมายงาน ให้ถูกต้อง อีกทั้งมอบหมายงาน

อย่างเดียวก็คงไม่ได้ คงต้องมีการแนะนำ สอนงานในสิ่งที่ลูกน้องยังไม่เข้าใจ เพื่อให้งานออกมามีคุณภาพ

มากกว่าความผิดพลาดในแต่ละวัน

บทความนี้ ผมขอมอบเทคนิคที่ผมใช้สอนกลุ่มหัวหน้างานตามองค์กรต่าง ๆ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้

ในการทำงานแต่ละวัน ดังต่อไปนี้

1.การวางแผนและเตรียมตัวก่อนเริ่มทำงาน

บทบาทหนึ่งที่หัวหน้างานควรทำทุก ๆ เช้า คือ การมาก่อนเวลาเริ่มงานอย่างน้อย 30 นาที เพื่อวางแผน

เตรียมตัวเอง เตรียมงานที่ต้องทำในวันนี้ และชี้แจงเป้าหมายในการทำงาน ปัญหาจากเมื่อวาน (หากมี)

จุดที่ต้องเน้นย้ำในการทำงานเพื่อป้องกันความผิดพลาดจากงานและจากคน

การวางแผนนับว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญ เพราะการมีแผนย่อมดีกว่าไม่มีแผน อีกทั้งควรมีการชี้แจงให้ลูกน้อง

ได้เข้าใจในภาพรวมของการทำงาน เพื่อช่วยกันยกระดับการทำงานให้ดีขึ้นในทุก ๆ วันครับ

2.การมอบหมายงานควรมีกรอบเวลาที่ชัดเจน

ทุกครั้งที่หัวหน้ามีการมอบหมายงาน ควรมีการชี้แจ้งงานให้ชัดเจน โดยเฉพาะ วัน เวลา สถานที่ เนื้อหารายละเอียดของ

งาน ผู้รับผิดชอบ เพื่อสร้างความเข้าใจทั้งต่อหัวหน้าและลูกน้อง เช่น หากต้องการงานในช่วงเช้า ก็ควรแจ้งเวลาให้ชัดเจน

มากกว่าบอกเพียงแค่ช่วงเวลา หรือการประชุมงาน ก็ควรมีการบอกล่วงหน้า และกำหนดกรอบในการประชุมให้ชัดเจน

ซึ่งการประชุมสามารถทำได้ทั้งก่อนเริ่มงาน ช่วงกลางวัน หรือก่อนเลิกงาน แต่ต้องมีกรอบ มีวาระในการพูดคุย ให้ชัดเจน

เพื่อการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพครับ

3.มอบหมายงานต้องอธิบายเนื้อหาให้ละเอียด

การสื่อสารมีหลายแบบทั้งการสื่อสารด้วยภาษาพูด การสื่อสารด้วยภาษากาย ซึ่งควรทำทั้ง 2 อย่างไปพร้อม ๆ กัน

เพื่อการกระตุ้นโน้มน้าวลูกน้องให้สนใจฟัง การสื่อสารน้ำเสียงต้องดัง ฟังชัด มีภาษากาย นั้นคือ รอยยิ้ม ความสดใสจาก

ใบหน้าที่บ่งบอกถึงความจริงใจ และการส่งพลังความคิดให้ลูกน้องเห็นเพื่อสร้างความเชื่อมั่น อีกทั้งการสื่อสารต้อง

สามารถอธิบายจากเรื่องยากให้กลายเป็นเรื่องง่าย ซึ่งหัวหน้าต้องทำการบ้าน คือ การเตรียมตัว วางแผนกับงานก่อนการ

สื่อสารเพื่อเรียบเรียงคำพูดให้ถูกต้อง และใช้เวลาไม่นานในการอธิบาย ซึ่ง ทุกครั้งที่สื่อสารกับลูกน้อง ต้องสังเกตสีหน้า

แววตาของลูกน้อง และควรทบทวนสารที่สื่อออกไปถึงลูกน้องทุกครั้ง โดยให้ลูกน้องสื่อสารย้อนกลับมาหาที่ตัวเรา นั่นคือ

หัวหน้า เพื่อการสร้างการรับรู้ในทิศทางเดียวกันก่อนไปปฏิบัติงาน

4.การติดตามงานไม่ควรบ่อยเกินไป

การติดตามงานที่ดี ไม่ควรไปเดินดูตลอดเวลา เสมือนการจับผิด ซึ่งในมุมมองของผมเองนั้น เดินดูเพียง  2 รอบ

นั่นคือ ก่อนพักกลางวัน 1 รอบ และก่อนเลิกงาน 1 รอบ เพื่อติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายงานที่ได้วางไว้

ว่าติดขัดปัญหาประการใด หรืองานออกมาราบรื่น เพราะหากงานเกิดปัญหาจะได้รีบหาทางแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

5.การสื่อสารด้วยภาษากาย

การสื่อสารด้วยภาษากาย นับว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ โดยเฉพาะหากหัวหน้ากำลังคุยถึงปัญหาในการทำงาน

ก็ควรจะมีสีหน้าที่ไม่เคร่งเครียดจนเกินไป แต่ให้มองปัญหา เป็นสถานการณ์ เป็นโอกาส เป็นความท้าทาย

ที่ทั้งหัวหน้า และลูกน้อง ต้องรับผิดชอบร่วมกัน นั่นคือ การหาแนวทางในการแก้ไขปัญหา มากกว่าทำสีหน้าเครียดใส่

ลูกน้อง หรือทำสีหน้าอมทุกข์ จนทำให้ขาดขวัญและกำลังใจในการทำงาน ผมเชื่อว่าหัวหน้ายุคใหม่

ต้องมีความสามารถในการกระตุ้นความคิดของลูกน้อง สร้างไอเดียในการพัฒนางาน ปรับปรุงงาน

ดีกว่ามานั่งโทษถึงความผิดซึ่งกันและกัน แบบนี้คือ หัวหน้ายุคโบราณยุคเจ้าขุนมูลนายครับ

ดังนั้น การแสดงออกทางสีหน้า แววตา ต้องเป็นมิตรทั้งต่อหน้าและลับหลัง ผมเชื่อว่าความจริงใจ

ถ้าเราอยากได้สิ่งใด เราต้องเริ่มต้นให้สิ่งนั้นก่อนเสมอ และสิ่งที่ไม่ต้องเสียเงินเสียทองสักบาท นั่นคือ

รอยยิ้มครับ

หวังว่า 5 เทคนิคการมอบหมายงาน และติดตามงานลูกน้องให้ได้ทั้งงานและได้ทั้งใจจะทำให้ผู้อ่านมี

แนวทางในการมอบหมายงานลูกน้องที่มีประสิทธิภาพนะครับ บทความหน้าผมจะพาผู้อ่านได้เรียนรู้พฤติกรรมลูกน้อง 4

แบบ เพือใช้ในการสื่อสาร มอบหมายงาน และติดตามงาน ติดตามกันในสัปดาห์หน้านะครับ

เชื่อผมเถอะ ++

ท่านสามารถติดตาม Dr.fish ได้ทาง Line แล้วตั้งแต่วันนี้ โดยทำตามขั้นตอน คือ

1.ค้นหา ID : Dr.fish กรุณากดลิงก์ด้านล่าง หรือค้นหา ID "@dr.fish" ที่ LINE หรือ LINE@ 

(กรุณาใส่ "@" ด้วย) แล้วเพิ่มเป็นเพื่อนของคุณ

 2. คลิก Link http://line.me/ti/p/%40dr.fish

ประโยชน์ที่จะได้รับในการเป็นเพื่อนกับ dr.fish คือ