การพูดคุยกับลูกน้องเรื่องการตั้งเป้าหมาย (#5)

ในบทความที่ผ่านมาเรื่องของการพูดคุยกับลูกน้องเพื่อช่วยให้ตั้งเป้าหมายแบบ SMART ซึ่งได้ผ่านไปแล้วไปสี่ตัว คือ...

Specific เฉพาะเจาะจง...

และ Measurable วัดผลได้...

และ Achievable น่าจะทำให้สำเร็จได้...

และ Realistic มีความเป็นจริงที่จะทำให้สำเร็จได้ในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง...

ลักษณะที่ดีของเป้าหมายตัวสุดท้าย คือ...

Time Bound มีระยะเวลาที่กำหนดเสร็จแน่นอน

การกำหนดเวลาเป็นเรื่องที่สำคัญ...

ถ้าไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่า Project จะเสร็จเมื่อไหร่...

ก็อาจเป็นไปได้ที่ว่าลูกน้องอาจจะเข้าใจว่าทุกอย่างจะไปเสร็จตอนปลายปี หรืองานจะไปชน Dead Line พอดี

ถ้าจะลองสังเกตกันดู...จะเห็นว่า...งานไหนที่เราคิดไว้ว่าจะตั้งใจให้เสร็จทัน Dead Line พอดี

สุดท้ายแล้ว มักจะเลย Dead Line เสมอ...

หรือเสร็จทันแบบเฉียดฉิว

ซึ่งทำให้ไม่ได้มีเวลาไว้ตรวจสอบความเรียบร้อยของงาน

จะดีกว่าไหมครับ ถ้าทั้งลูกน้อง...หัวหน้ารู้อย่างชัดเจนและได้มีโอกาสคิดอย่างรอบคอบว่า…

“เรา (ทั้งหัวหน้าและลูกน้อง) มีเวลาเตรียมตัวมากน้อยแค่ไหน”

 “แต่ละ Project  วางไว้ในแต่ละเดือนได้อย่างลงตัวแล้วหรือยัง”

ลองมาดูกันว่า หัวหน้าจะพูดแบบไหนได้บ้างที่จะช่วยให้ลูกน้อง Set เป้าหมายอย่างสมเหตุสมผลมากขึ้น

เพื่อให้แน่ใจว่าถูกกำหนดเดือนในหนึ่งปีได้อย่างเหมาะสมครับ

เช่น…

“ในปีหน้ามีหลาย Project มากที่เธอรับผิดชอบ และต้องการทำให้สำเร็จ
พี่อยากจะให้เธอมั่นใจว่า เธอมีเวลาในการเตรียมตัวมากพอสำหรับแต่ละ Project
เธอช่วยเล่าให้พี่ฟังหน่อยซิว่า เธออยากจะวางแต่ละ Project ไว้ในเดือนไหนบ้างในปีหน้า”

เมื่อลูกน้องตอบมาแล้ว หัวหน้าสามารถสรุปและถามให้ลูกน้องได้คิดอย่างลึกซึ้งขึ้นอีก เช่น

“พี่ขอสรุปจากที่เธอเล่าให้พี่ฟังนะ จะได้เข้าใจตรงกัน

Project แรก... เธอมีเวลาเตรียมตัว 2 เดือน

Project ถัดไปเธอมีเวลาเตรียมตัว 3 เดือน

Project ที่สามเธอมีเวลาเตรียมตัว 2 เดือนครึ่ง

และ Project ที่สี่กับที่ห้ามีเวลาเตรียมตัวสี่เดือน แต่เธอต้องเริ่มลงมือทำสองงานคู่กันไป

เธอคิดว่ากำหนดเวลาและการเตรียมตัวแบบนี้เธอสามารถเตรียมตัวและทำงานออกมาให้สำเร็จ สมบูรณ์ ราบรื่น

อย่างที่เธอต้องการได้หรือเปล่า…ทำไหวไหม…หรืออยากจะปรับเปลี่ยนอะไรบ้างไหม”

การพูดคุยกับลูกน้องแบบนี้...

จะช่วยให้เขามีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับ... “เวลา” สำหรับเตรียมตัวในแต่ละ Project

ทำให้เขาสามารถคิดถึงสิ่งต่างๆ ที่จะต้องทำในแต่ละ Project ออกมาได้ครับ

นอกจากนี้ หัวหน้าสามารถช่วยให้ลูกน้องได้คิดมากขึ้นเกี่ยวกับ “เวลาสำรอง” เช่น...

“เห็นเธอบอกว่าอยากจะทำให้ Project นี้ออกมาสมบูรณ์และดีกว่าในปีที่ผ่านมา

เธอได้เผื่อเวลาสำรองเอาไว้เก็บรายละเอียดของงานไว้กี่วัน...

หรือเผื่อไว้สำหรับตรวจสอบความเรียบร้อยของ Project ก่อนที่จะถึงวันที่กำหนดเสร็จจริงๆประมาณกี่วัน”

ซึ่งการพูดคุยเรื่องของ "เวลา หรือกำหนดเสร็จ" ของงาน

จะช่วยทำให้ลูกน้องได้จัดสรรเวลาได้อยา่งเหมาะสมกับแต่ละงานที่จะต้องทำและทำให้งานมีโอกาสเสร็จอย่างมีคุณภาพด้วยครับ

และทั้ง 5 บทความ

เป็นตัวอย่างการพูดคุยกับลูกน้องเพื่อช่วยตั้งเป้าหมายให้ SMART

และจะเป็นเป้าหมายที่มีโอกาสที่จะทำได้สำเร็จ เพราะมาจากความคิดของลูกน้องซึ่งช่วยส่งเสริมความเป็นเจ้าของเป้าหมายมากขึ้น

ไม่ใช่เป็นเป้าหมายที่ลูกน้องรับมาจากหัวหน้าอย่างเดียว ซึ่งจะขาด Sense ของการเป็นเจ้าของเป้าหมาย

และโอกาสที่จะมุ่งมั่นทำให้สำเร็จได้จึงมีน้อยนั่นเองครับ

 คิดบวก คิดถึง Dr.fish

ณกรณ์ ชัยณกุล

Performance Coach, Trainer, Author

Associate Certified Coach (ACC), International Coach Federation